        |
|
|
|
|
INFORMACJA Informacja przygotowana przez Biuro Obsługi Badań UW we współpracy z Kwestorem i Radcą Prawnym na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. 2002 nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - interpretacja przepisów odnoszących się do środka transportu właściwego do odbycia zagranicznej podróży służbowej. Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje, m.in. zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, tj. Rektor, dziekan wydziału lub odpowiednio dyrektor lub kierownik jednostki pozawydziałowej, międzywydziałowej, ogólnouczelnianej.
Z uwagi na fakt, iż § 8 ust. 2 cytowanego powyżej Rozporządzenia stanowi, że: „zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje”, zasadnym jest wnioskowanie, iż chodzi tu wyłącznie o środki transportu publicznego wskazane przez pracodawcę.[1]
Na przejazd środkami transportu publicznego odpowiedni bilet należy wykupić za pośrednictwem Biura podróży „First Class”.
Jeżeli pracownik uzyska informację o możliwości zakupu biletu tańszego niż oferowany przez ww. biuro podróży, istnieje możliwość dokonania takiego zakupu (za uprzednią zgodą pracodawcy za pośrednictwem Biura Współpracy z Zagranicą UW) zgodnie z procedurą określoną w załączniku do niniejszego pisma. Dla programów zagranicznych finansowanych ze środków korzystających z preferencji podatkowych ważne jest, aby zakup został dokonany za pomocą przelewu dokonanego przez pracodawcę w terminie wskazanym przez przewoźnika.
Wyjątkowo na umotywowany wniosek pracownika złożony przed odbyciem podróży, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.
Powyższe potwierdza wzór wniosku wyjazdowego obowiązującego na UW, w którym wśród wymienionych środków transportu, tj.: samolotu, pociągu, autobusu lub promu, a więc środków transportu publicznego należy wskazać (poprzez zaznaczenie) środek właściwy do odbycia podróży. Odbycie podróży samochodem wymaga podpisania z pracodawcą odrębnej umowy, co również zaznaczone jest we wniosku wyjazdowym. Odpowiednim, aktualnym wzorem takiej umowy dysponuje Biuro Obsługi Badań UW.
Decyzję o udzieleniu ww. zgody pracodawca podejmuje na umotywowany wniosek pracownika mając na uwadze jego zasadność. Uzasadnienie takiego wniosku mogą stanowić:
- względy ekonomiczne, tj. przypadki, w których koszty podróży samochodem będą niższe niż w przypadku zakupu biletu na środki transportu publicznego (po uwzględnieniu zniżki, jeśli przysługuje), np. w sytuacji, gdy podróż zagraniczną do danego miejsca przeznaczenia odbywa więcej niż jeden pracownik, a wspólne skorzystanie z samochodu pozwoli na znaczące obniżenie kosztów podróży; w tym celu należy uzyskać informację o kosztach przejazdu środkami transportu publicznego (cenach biletu/-ów) w Biurze podróży „First Class” oraz porównać je z kosztami podróży samochodem obliczanymi jako iloczyn kilometrów do przejechania i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, ale nie przekraczającej stawek wskazanych w cytowanym wyżej Rozporządzeniu). Motywując wniosek o odbycie podróży samochodem względami ekonomicznymi należy do niego dołączyć porównanie ww. kosztów,
- sytuacje, w których wyjazd jest pilny i winien zostać zorganizowany w bardzo krótkim czasie, a Biuro podróży „First Class” nie jest w stanie zapewnić żądanego biletu, np. z uwagi na fakt, iż wszystkie bilety na wskazanej trasie zostały wyprzedane albo też krótki czas na zorganizowanie podróży wynika z tego, iż przejazd, na który został wykupiony bilet został przez przewoźnika odwołany.
Zgoda na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy może również wyjątkowo zostać udzielona na umotywowany wniosek pracownika już po odbyciu podróży zagranicznej, jeżeli pracownik ten jest w stanie wykazać, iż odbył z własnej inicjatywy podróż samochodem (w całości lub na pewnym odcinku) z uwagi na zdarzenie losowe/sytuację, której przed wyjazdem nie można było przewidzieć, np. przejazd, na który został wykupiony bilet został przez przewoźnika odwołany lub nastąpiła awaria środka transportu publicznego, którym pracownik odbywał podróż i w związku z tym dalsza podróż została przerwana.
W takich przypadkach dopuszcza się odbycie/kontynuację podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, w tym samochodem wynajętym do tego celu.
Zgodnie z §2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) zwraca się koszty w wysokości stanowiącej iloczyn kilometrów do przejechania i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, ale nie przekraczającej stawek wskazanych w ww. rozporządzeniu).
Zgodnie z § 10 ust. 3 ww. Rozporządzenia ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego pracownikowi nie przysługuje jeżeli, m.in., pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym).
Uzależnienie udzielenia zgody przez pracodawcę (UW) od zachowania ww. procedur i warunków wynika zarówno z odpowiednich przepisów krajowych (m.in. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104) oraz Ustawa z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. 2004 nr 238, poz. 2390 z późn. zm.), jak również dodatkowo z międzynarodowych zobowiązań umownych. Podmioty (w tym UW) realizujące projekty w ramach programów międzynarodowych (np.: programów ramowych Unii Europejskiej), zobowiązane są zapewnić, aby koszty ponoszone w ramach tych projektów były:
Oznacza to, że w przypadku kosztów podróży powinny one być skalkulowane na podstawie kosztów przejazdu środkami transportu publicznego (bilet w klasie ekonomicznej/kl. 2) jako najtańszymi i/lub zwyczajowo wykorzystywanymi środkami transportu właściwymi do odbycia podróży służbowej, być uzasadnione (w przypadku realizacji zobowiązań umownych powinny wynikać z kontraktu) oraz być należycie udokumentowane (bilety na przejazd, w tym w przypadku przelotów karta pokładowa i/lub odpowiednie faktury).
[1] Przez transport publiczny rozumie się przewozy środkami transportu publicznego, na przejazd którymi wykupywany jest odpowiedni bilet. _________________________
|
|
